Digitalisierung der Arbeitsorganisation
75 Beschäftigte in 14 Teams bei einer ständig wachsenden Belegschaft mit vielen individuellen Arbeitsplänen – da war der Umstieg von Papier auf Digital ein Segen. Denn vorher bedeutete die Dienstplanung der Rathaus-Apotheke, internationale Apotheke Dr. Fehske e.K., eine hoch komplexe Aufgabe und im wahrsten Sinne des Wortes Handarbeit: So musste beispielsweise am Ende eines Jahres aus einem Stapel mit Urlaubsanträgen für jeden und jede einzeln per Taschenrechner der jeweilige Urlaubsanspruch ausgerechnet werden. „Wenn da ein Beschäftigter kam und Fragen zu Überstunden oder Urlaubstagen hatte, dann war das mit diesem Papierwust nicht so schnell und einfach nachzuvollziehen“, sagt Inhaber Dr. Christian Fehske. Aber auch die tägliche Planung war betroffen: Schon einfache Tauschwünsche oder krankheitsbedingte Ausfälle konnten unter Umständen eine logistische Herausforderung darstellen. Die Digitalisierung hat nun eine verbesserte Buchhaltung zur Folge, da alles strukturiert und übersichtlich ist. Auch können Wünsche der Belegschaft schnell und für alle Beteiligten einsehbar realisiert werden – selbst bei unvorhergesehenen Ausfällen.
Der Generationenwechsel von Vater Dr. Klaus Fehske auf Sohn Dr. Christian Fehske war ein guter Zeitpunkt, um ein digitales Planungssystem einzuführen – der neue Inhaber hat vor seinem Einstieg in mehreren anderen Apotheken und Pharmaunternehmen gearbeitet und von dort gute Erfahrungen mitgebracht. Nachdem er ein Jahr lang bei seinem Vater in die „Lehre“ gegangen war und die Abläufe kennen gelernt hatte, führte er beim Übergang stufenweise die neue, digitale Verwaltung ein: „Es war mir wichtig meinem Team nicht einfach ein neues System aufzuzwingen.“
Bei der Einführung stand die Firmenphilosophie im Mittelpunkt: „Das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden ist die Basis für das Wohlbefinden unserer Gäste und sichert damit die einzelnen Arbeitsplätze und den Erfolg unseres Unternehmens“. Das bedeutet, dass für solch eine Umstrukturierung zunächst ein funktionierendes und harmonisches Miteinander herrschen muss.
Es gibt viele verschiedene Anbieter entsprechender Software. „Man sollte sich schon vorher intensiv damit beschäftigen, was man von dem System erwartet und was alles geht“, rät Dr. Fehske. Letztendlich komme solch eine Umstellung, auch wenn sie gerade im Moment der Einführung erst einmal mit Mehraufwand verbunden sei, allen Beteiligten zugute. Im Falle der Rathaus-Apotheke bedeutete die Systematisierung und Vereinheitlichung für manche Mitarbeitende eine positive, für andere zunächst eine eher negative Veränderung. „Da musste man anfangs schon ein paar Gerechtigkeitsdiskussionen führen. Es ist wichtig sich dafür Zeit zu nehmen und flexible Lösungen zu finden.“
Nach einem Jahr ist die Einführung noch nicht abgeschlossen, ihr entlastender Effekt aber schon wohltuend spürbar: Der zeitliche Aufwand für die Dienstplanung ist erheblich gesunken; in der Regel gehen die Planer/-innen der einzelnen Teams einmal wöchentlich ins System, um die Wünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen. Sobald sich im Dienstplan etwas ändert, bekommt die betreffende Person auf Wunsch eine Benachrichtigung per App. In digitaler Form hängt der Dienstplan weiterhin an einer sehr zentralen Stelle frei zugänglich für alle im Unternehmen. Dies ist, wie Dr. Fehske betont, ein Spezifikum der Rathaus-Apotheke: In anderen Unternehmen werden Arbeitspläne auf Papier ausgedruckt; hier aber ist er flexibel und kann in Echtzeit aktualisiert werden – ähnlich wie etwa ein Flughafenterminal.
Für die Planer/-innen in den Einzelteams bedeutet die neue Form der Dienstplanung eine enorme Entlastung und Entstressung. Damit ist das Ziel erfüllt, das die Auswahl und Konzeption der Software beeinflusste: ihnen die Arbeit zu erleichtern und mehr Einheitlichkeit sowie Gerechtigkeit herzustellen.
Aber auch den Beschäftigten erleichtert das neue System die Organisation der eigenen Arbeit und damit letztlich des familiären Terminkalenders: Der digital zugängliche Dienstplan ermöglicht es ihnen konkret Einfluss auf die Arbeitszeiten zu nehmen: Dienste, Urlaubsanspruch, Urlaubswünsche, Tauschwünsche – alles kann hier beantragt und in stets aktualisierter Form eingesehen werden. Wenn also jemand eine Schicht tauschen möchte, kann dies in der Software direkt erfasst und bearbeitet werden. „Auch, wenn er oder sie morgen beispielsweise erst um 9 Uhr anfangen kann, kann das über die App geregelt werden“, so Dr. Fehske. „Dies ist natürlich für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie besonders wertvoll.“
In anderer Hinsicht hat sich die digitale Kommunikation ebenfalls bewährt: So werden die Protokolle der Teamsitzungen ins System hochgeladen und den Beschäftigten mit Lesebestätigung zur Verfügung gestellt, anstatt sie auszudrucken und zu verteilen. Dies findet – nicht zuletzt unter dem Umweltaspekt – im Haus große Zustimmung.
Die Einführung des digitalen Systems ist nach wie vor im Gange, da ein solches System sehr komplex ist, immer wieder auf die speziellen Erfordernisse des Unternehmens abgestimmt werden muss und manche Schwierigkeiten oder Fragen auch erst im Prozess der Umsetzung auftreten. Für die Zukunft muss beispielsweise geklärt werden, wie der Umgang mit den Aushilfen ist und ob die Rückkehr von Mitarbeitenden in Elternzeit frühzeitig im Jahresplan eingepflegt wird.
„Am Anfang war es natürlich erst mal eine Umstellung, aber inzwischen sind die Vorteile deutlich spürbar: Es ist einfach alles rund um das Thema Einsatzplanung übersichtlich an einem Ort zusammengefasst, man kann viel besser als vorher koordinieren und jeder kann auch von zu Hause und unterwegs auf seinen Arbeitsplan zugreifen. Dadurch sparen wir uns viel Papier, unnötige Telefonate und Zeit.“ Sabine Dunsch (Arbeitszeitplanerin)
Stand: Juli 2017
Bereits im Jahr 1778 gründete die Familie Fehske erstmals eine Apotheke. Nach Hagen kam die Familie mit der Eröffnung der Rathausapotheke 1957. Seitdem entwickelt sich das Unternehmen ständig weiter, sowohl räumlich als auch personell. Mitte 2016 hat dann Dr. Christian Fehske in dritter Generation die Rathaus-Apotheke übernommen.
Internationale Rathaus-Apotheke
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