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Titel
Ein Dienstplan für alleDie J-Apotheken in Hagen berücksichtigen die Familien der Mitarbeiter*innen bei der Dienstplangestaltung
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Es ist schon sportlich, die individuellen Arbeitszeitwünsche von über hundert Beschäftigten zu einem funktionierenden Dienstplan zusammen zu stricken. Wenn dann noch die Arbeitszeiten der Ehe- oder Lebenspartner*innen berücksichtigt werden, wird daraus ein Marathon. Die J-Apotheken in Hagen meistern diese Herausforderung mit besonderem Planungstalent und einer App.

Praxisbeispiel

Familie ist kein Schichtbetrieb
1980 gründete Gustav Wassermann die Johannes Apotheke in Boele. Nach dem Pharmaziestudium seines Sohnes Friedrich Wassermann entwickelten Vater und Sohn das Unternehmen J-Apotheken, das von da an stetig wuchs und mittlerweile fünf Apotheken beinhaltet, die sich auf das nördliche Stadtgebiet, die Innenstadt und den Hagener Süden verteilen. Auch weil die beiden Apotheker grundsätzlich die Mitarbeiter*innen der übernommenen Apotheken weiter beschäftigt haben, ist die Belegschaft von ursprünglich zwei Mitarbeiterinnen plus Chef auf heute 115 angewachsen. Über 90% der Beschäftigten sind Frauen, 59 % davon arbeiten in Teilzeit – ebenso wie die Hälfte der männlichen Beschäftigten. Alle Filialen haben unterschiedliche Öffnungszeiten und auch die Samstage müssen selbstverständlich abgedeckt werden – keine leichte Aufgabe für die Dienstplanung.

Eine strukturierte Planung ist der Unternehmensleitung wichtig. Da viele Mitarbeiter*innen vormittags arbeiten wollen, wird Entlastung für alle dadurch geschaffen, dass die „planbaren“ Tätigkeiten wie die Rezeptur und die Heim- und Pflegedienstbelieferung auf die Vormittage konzentriert werden. Nachmittags soll dann hauptsächlich die Bedienung und Beratung aller Kunden im Vordergrund stehen und im organisatorischen Bereich nur noch Kurzfristiges und Dringendes bearbeitet werden.

Der Geschäftsführung ist bewusst, dass die Öffnungszeiten nicht unbedingt attraktiv sind. Es ist ihr daher wichtig, dafür zu sorgen, dass sich alle Mitarbeiter*innen wohl fühlen und die Arbeit keine Belastung darstellt. Familienfreundliche Arbeitszeiten sollen dabei helfen. Geschäftsführer Friedrich Wassermann: „Wenn Eheleute oder Lebenspartner beide im Schichtbetrieb arbeiten, gibt man sich schon mal die Klinke in die Hand. Das Familienleben leidet. Das gilt für alle, ob mit oder ohne Kind.“ Um das zu vermeiden, wird bei der Dienstplanung auch Rücksicht auf die Arbeitszeiten der Ehe- oder Lebenspartner*innen genommen.

Eine Software ermöglicht den J-Apotheken eine strukturierte und transparente Umsetzung. Nach einem einjährigen Probelauf in zunächst einer Filiale wurde das System endgültig für das ganze Unternehmen eingeführt. Das Besondere: Das System ist auch per App nutzbar. Über diese App können die Beschäftigten Bitten und Wünsche anmelden oder auch einmal direkt den Tausch eines Dienstes mit einer Kollegin oder einem Kollegen vorschlagen. Allen ist dabei klar, dass sie auch einmal einen „schlechten Dienst“ übernehmen müssen, damit das Gleichgewicht stimmt.

Die eigentliche Dienstplanung für alle Filialen liegt dann bei einer Kollegin. Sie versucht die Wünsche und Bedürfnisse aller Kolleg*innen unter einen Hut zu bringen, die familienunfreundlichen Schichten fair zu verteilen und dabei die Arbeitszeiten der jeweiligen Partner zu berücksichtigen. Unter anderem für diese flexible und transparente Art der Dienstplanung wurden die J-Apotheken 2020 erstmals mit dem „Prädikat Familienfreundliches Unternehmen“ ausgezeichnet.

Hintergrund

Einen konkreten Anstoß für diese Art der Planung gab es nicht, so Geschäftsführer Friedrich Wassermann. Das Computerprogramm mit App hatte man eher zufällig auf einer Messe kennengelernt, dann wieder aus dem Blick verloren und schließlich nach dem nächsten Messebesuch eingeführt. Inzwischen ist es für alle Beschäftigten lizensiert und zugänglich.

Wirkung

Besonders die Teilzeitkräfte finden die Möglichkeit, Einfluss auf den Dienstplan nehmen zu können, sehr entlastend.

Ausblick

Für Geschäftsführer Friedrich Wassermann ist die offene Kommunikation mit seinen Mitarbeiter*innen sehr wichtig. Um für ein gutes Betriebsklima zu sorgen und auch die Mitarbeiter*innen filialübergreifend in Kontakt zu halten, gibt es regelmäßig einen Sommerausflug und ein Winterfest. Das Winterfest findet bewusst erst im Januar statt, um den vollen Dezember nicht noch mehr zu belasten.

Pandemiebedingt laufen zurzeit viele Dinge anders als gewohnt. So gibt es momentan keine „Springer“ mehr, die flexibel die Filialen tauschen und auch weniger flexible Arbeitszeiten, um feste Teams zu etablieren. Damit wird eine Durchmischung vermieden, so dass eine Filiale im Falle eines positiven Corona Tests nicht gänzlich geschlossen werden muss. Die alljährliche Teamschulung und das 40-jährige Jubiläum konnten nicht wie geplant stattfinden. Sobald die Situation es zulässt, soll der „alte“ Plan wieder wie gewohnt umgesetzt werden.

 

Stand: September 2020

Firma
J-Apotheken
Branche
Dienstleistung
Produkte
Arznei- und Pflegeprodukte
Standort
Hagen
Gründungsjahr
1980
Beschäftigtenzahl
100-149
Frauenanteil
91%
Unternehmen

Die J-Apotheken sind mit ihren 5 Apotheken in Hagen ein Familienbetrieb, der nicht nur Gesundheits- und Pflegeprodukte verkauft, Rezepturen anfertigt, Heim- und Pflegedienste beliefert, sondern auch eine eigene Kosmetikmarke vertreibt. Außerdem sind die J-Apotheken auch Ausbildungsbetrieb für pharmazeutisch-technische Assistenten (PTA), pharmazeutisch-kaufmännische Assistenten (PKA) und Pharmazeuten im Praktikum. Der Gründer Gustav Wassermann und sein Sohn Friedrich Wassermann arbeiten eng zusammen.

Ansprechperson

J-Apotheken
Friedrich Wassermann, Geschäftsführer
Schwerter Str. 139
58099 Hagen
Tel.: 0 23 31 / 63 12 50
friedrich.wassermann@googlemail.com
http://www.j-apotheken.de

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